GoBD 2017: Hohe Steuernachzahlungen vermeiden

Endlich verständlich: Was bedeutet GoBD 2017 für Selbständige?

Mit dieser Anleitung wirst du horrende Steuernachzahlungen vermeiden, die dich deine Existenz kosten können.

Du bist selbständig tätig oder Inhaber eines kleinen Unternehmens und verdienst mit deinem Business mehr als ein Taschengeld? Dann lies diesen Artikel über die GoBD 2017 unbedingt bis zum Ende durch! Ich meine es ernst. Der Text ist lang und manchmal trocken. Die Tipps in diesem Artikel können dir jedoch innerhalb der nächsten Jahre tausende an Euros sparen. Wie?

In diesem Artikel erkläre ich dir:

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    Warum du dich als Unternehmer unbedingt mit den GoBD beschäftigen musst.
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    Was die GoBD 2017 für deine Buchhaltung und deine Datenarchivierung bedeuten.
  • lightbulb-o
    Wie du die GoBD ohne großen Aufwand praktisch umsetzen kannst und welche Software dir dabei hilft.

Lesezeit: 20 Minuten

Was bedeutet GoBD 2017 und für wen gelten sie?

Bereits im Jahr 2014 erließ das Bundesfinanzministerium die “ Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“  – kurz GoBD  – die die Anforderungen an eine IT-gestützte Buchhaltung zusammenfassen.

Bis Ende 2016 lief noch eine Übergangsfrist. Seit 1.1.2017 sind die GoBD vollständig in kraft und gelten für alle, die in irgendeiner Form eine IT-gestützte Buchhaltung führen. Sobald du auch nur eine Rechnung per E-Mail bekommen oder versendet hast, führst du eine IT-gestützte Buchhaltung. Die GoBD gelten also ausnahmslos für jeden, der Geschäfte macht: Für Unternehmen, Unternehmer, Selbständige, Freiberufler.

Deine Buchhaltung verstößt 100%-ig gegen die GoBD

Ich bin mir zu 100% sicher, dass du beziehungsweise deine Buchhaltung gegen die GoBD verstößt. Oder nutzt du eine rechtssichere Lösung zur E-Mail-Archivierung? Für dich bedeutet das: Wenn ab 2018 die Betriebsprüfungen für die Jahre 2015 bis 2017 anstehen und du auf der Liste der Prüfer stehst, kann es ein schlimmes Erwachen geben.

Denn der Prüfer wird deine Buchhaltung als nicht regelkonform betrachten. Er wird deine Umsätze und Ausgaben schätzen und auf dieser Basis deine Steuernachzahlung berechnen. Wie du sicher weißt, ist das Finanzamt dabei nicht gerade zimperlich.

Immer wieder berichten Unternehmen von Steuerschätzungen, die ein Vielfaches höher sind als die Zahlen in den Büchern. Als Selbständiger kann dich das deine Existenz kosten. Willst du hohe Steuernachzahlungen vermeiden, musst du dich 2017 unbedingt mit den GoBD beschäftigen und deine Buchhaltung daran anpassen.

Kaum ein Selbständiger kennt wirklich die GoBD-Bedeutung

Trotzdem ist das Thema bis heute an der Gruppe der Selbständigen und “kleinen” Unternehmer komplett vorbeigegangen. Frag doch einmal in deinem Umfeld, wer sich mit der GoBD-Bedeutung beschäftigt hat und weiß, was er genau beachten muss.

Kein Wunder, sind doch für Normalmenschen verständliche Informationen darüber schwer zu bekommen. Das Internet ist voller Pressemeldungen und Ratgeber, für die man mindestens Jurist sein sollte, um sie sinnvoll interpretieren zu können. Versteht man schließlich, was die GoBD 2017 bedeuten, sagt einem keiner, wie man die Regeln in der Praxis umsetzen kann.

Bei der Recherche hatte ich teilweise das Gefühl, ich müsse eine eigene Server-Infrastruktur aufbauen, diese von einem dreiköpfigen Admin-Team betreuen und von einem Sachverständigen zertifizieren lassen. Ich fand lange keine praktikablen und vor allem bezahlbaren Lösungen, um meine Buchhaltung komplett GoBD-konform zu führen.

Zum Glück tut sich langsam etwas auf diesem Markt. Nach und nach entwickeln Unternehmen spezielle Lösungen für Selbständige oder kleine Unternehmen. Das heißt aber nicht, dass es einfach wäre, diese zu finden.

Verständliche, praxisnahe Erklärung der GoBD 2017 für Selbständige

Viele Stunden voller Recherche, Telefonate und E-Mail-Schriftwechsel später habe ich ein klares Bild davon, wie sich meine Buchhaltung kostengünstig, aber zuverlässig an die GoBD-Vorschriften anpassen lässt. Mit Lösungen, die ich bezahlen kann und die ohne großen Administrationsaufwand von alleine laufen.

Damit du es einfacher hast als ich, möchte ich dieses Wissen mit dir teilen.  Ich versuche, alles so verständlich wie möglich darzustellen und dir als Selbständigem konkrete Anleitungen für die Praxis zu geben. (Nett von mir, oder?) 🙂 Diese Anleitungen kannst du ohne spezielles IT- und Finanz-Knowhow umsetzen.

Bevor es ans Eingemachte geht, möchte ich der Fairness halber noch anmerken: Ich habe die Informationen in diesem Artikel sehr sorgfältig recherchiert. Darüber hinaus habe ich über 10 Jahre Erfahrung mit meiner Buchhaltung und habe zahlreiche Software und Methoden ausprobiert. Dennoch bin ich kein nachgewiesener Experte auf diesem Gebiet und kann nicht garantieren, dass jedes Detail dieses Artikels hundertprozentig korrekt ausgedrückt ist. Frage im Zweifelsfall einen Steuerberater oder einen anderen Fachmann. Wenn du einen Fehler entdeckst oder ich eine wichtige Information vergessen habe, schreibe mir bitte und weise mich im Interesse aller anderen Leser darauf hin. Danke!

Die GoBD-Bedeutung in Kürze erklärt

Die GoBD sind kein Gesetz. Das heißt, sie regeln nicht im Detail, was du darfst oder nicht darfst. Sie sind eine Sammlung von Richtlinien oder Grundsätzen, die beschreiben, wie eine ordnungsgemäße Buchführung und Datenarchivierung in einem Unternehmen auszusehen hat. Die GoBD sind ziemlich umfangreich. In diesem Artikel erkläre ich deshalb nur die Grundsätze, die für dich als Selbständiger oder „kleiner“ Unternehmer relevant sind und die dir bei einer Steuerprüfung große Probleme bereiten können.

Exkurs: Was sind steuerlich relevante Daten?

Wenn im Folgenden von Unterlagen, Belegen, Aufzeichnungen, E-Mails, etc. die Rede ist, sind damit immer nur steuerlich relevante Unterlagen gemeint, selbst wenn ich es nicht jedes Mal explizit schreibe. Also Unterlagen, die konkrete Informationen zu deinen Geschäften oder Aufträgen beinhalten. Genau genommen gehören dazu auch handschriftliche Notizen.

Es ist nicht konkret definiert, was “steuerlich relevant” bedeutet. Daher gilt: Lieber ein Dokument zu viel als zu wenig archivieren. (E-Mails, in denen man lediglich einen Termin vereinbart oder Newsletter gehören aber definitiv nicht dazu.) Hier findest du eine detaillierte Erklärung zu steuerlich relevanten Daten.

Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen

Alle steuerlich relevanten Daten im Unternehmen müssen laut GoBD 2017 so archiviert werden, dass du das Original nachträglich nicht mehr bearbeiten kannst oder dass jede nachträgliche Änderung offensichtlich ist. Übrigens gilt dies nicht nur für Rechnungsbelege, sondern auch für deine Stamm- und Lieferantendaten, die mit deinen Buchungen verknüpft sind und für andere relevante Geschäftsunterlagen.

Änderst du ein Dokument nachträglich durch Ändern, Überschreiben, Löschen, müssen diese Änderungen lückenlos protokolliert werden. Diese Protokolle müssen aufbewahrt und bei einer Betriebsprüfung zusammen mit der restlichen Buchhaltung vorgelegt werden.

Zeitnahe Erfassung von Buchungen und Aufzeichnungen

Unbare (bargeldlose) Geschäftsvorfälle wie Überweisungen oder Kreditkartenzahlungen müssen innerhalb von 10 Tagen buchhalterisch erfasst werden. Das heißt, wenn du eine Rechnung bekommst, musst du diese innerhalb von 10 Tagen in deiner Buchhaltungssoftware verbuchen. Barzahlungen müssen nach wie vor grundsätzlich täglich erfasst werden.

Wahrscheinlicher ist jedoch, dass du deine Buchhaltung monatlich (periodenweise) durchführst. Diese Methode ist ebenso GoBD-konform, sofern du sicher stellst, dass deine Unterlagen bis zum Zeitpunkt der Buchung nicht verloren gehen oder verändert werden. Buchungen müssen bis zum Ende des Folgemonats abgeschlossen sein. Bei anderen Aufzeichnungen wie Angeboten oder Preiskalkulationen besteht ebenfalls die Pflicht zur zeitnahen Erfassung.

Vollständige und nachvollziehbare Archivierung

Wie bisher musst du steuerlich relevante Unterlagen sechs oder zehn Jahre aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem du deinen Jahresabschluss gemacht hast. (Tatsächlich sind es also bis zu sieben oder elf Jahre.)

Die in den GoBD-Vorschriften genannte zehnjährige Frist gilt zum Beispiel für alle Rechnungen, Verträge oder deine Inventarliste. Sechs Jahre aufbewahren musst du Unterlagen wie Lieferscheine oder Briefe und E-Mails, in denen relevante Details zu deinen Aufträgen besprochen wurden. Die IHK Frankfurt erklärt auf Ihrer Webseite Einzelheiten zur Aufbewahrungspflicht.

Ja, du hast richtig gehört: Die Aufbewahrungspflicht bezieht auch E-Mails mit ein, wenn die relevanten Inhalte direkt im E-Mail-Text enthalten sind. (Befinden sich alle relevanten Inhalte in einem angehängten Dokument, gilt die Aufbewahrungspflicht nur für das Dokument.)

Der Steuerprüfer muss deine archivierten Geschäftsvorfälle lückenlos nachvollziehen können. Wenn ein Auftrag von dir ein Angebot an den Kunden, einen E-Mail-Wechsel und eine Rechnung umfasst, dann müssen alle diese Unterlagen geordnet und nachvollziehbar archiviert werden.

Jederzeitige Verfügbarkeit deiner Buchhaltung

Der Steuerprüfer muss jederzeit auf deine Daten zugreifen können. Für Papierunterlagen erfüllen sauber sortierte Akten-Ordner diese Anforderung. Bei digitalen Daten empfiehlt sich die Nutzung einer GoBD-konformen Buchhaltungssoftware und Archivierungssoftware, auf die der Steuerprüfer zugreifen kann.

Wechselst du im Laufe der Jahre deine Software, musst du unbedingt sicherstellen, dass die alte Software weiterhin benutzbar bleibt und der Steuerprüfer deine Daten auswerten kann.

Dokumentierung und Protokollierung deiner Prozesse

Als Unternehmer bist du dazu verpflichtet, dafür zu sorgen, dass die GoBD 2017 in deinem Unternehmen eingehalten werden. Du musst geeignete Prozesse definieren, dokumentieren und sicherstellen, dass sie funktionieren. Zum Beispiel, dass deine Dokumente nachträglich nicht mehr (unbemerkt) verändert werden können, weder durch dich selbst, deinen Büroassistenten oder deinen Steuerberater. Dieser Punkt klingt zuerst vielleicht abstrakt für dich, später erkläre ich mehr dazu.

Praktische Umsetzung der GoBD 2017 für Selbständige

Hast du die GoBD-Bedeutung verstanden? Im Grunde möchte das Finanzamt sicherstellen, dass deine Buchführung den Tatsachen entspricht. Durch lückenlose Erfassung und Archivierung aller Unterlagen musst du nachweisen können, dass niemand absichtlich oder unabsichtlich an deinen Zahlen herummanipuliert hat. Dass du ehrlich deine Steuern zahlst. Nur so wirst du eine Betriebsprüfung glimpflich überstehen und eine hohe Steuernachzahlung vermeiden.

Wie bereits angesprochen: Verstehen ist das eine. Etwas ganz anderes ist jedoch, diese GoBD-Vorschriften in der Praxis richtig anzuwenden, ohne jeden Monat hunderte oder tausende Euro für Software auszugeben. Als Selbständiger kannst du dir das schlicht nicht leisten. Genau so wenig kannst du es dir aber leisten, eine Steuernachzahlung zu riskieren und deine Existenz zu gefährden.

Damit du dein Wissen auch in die Praxis umsetzen kannst, werde ich jetzt konkreter. Ich zeige dir auf, wie ich die einzelnen Regeln umsetze, welche Tools ich dafür einsetze und worauf du achten musst.

Um deine Buchhaltung und Archivierung von Unterlagen GoBD-konform zu führen musst du den kompletten Prozess von A bis Z betrachten. Es bringt nichts, das meiste richtig zu machen. Entweder deine Buchaltung ist GoBD-konform, oder sie ist es nicht. Der Steuerprüfer wird dir keinen Bonus für guten Willen geben.

Gliedern wir den Prozess zum besseren Überblick in vier Hauptbestandteile auf:

  • Unterlagen erfassen – zeitnah
  • Geschäftsvorfälle in deiner Buchhaltungssoftware verbuchen – zeitnah, unveränderlich
  • Unterlagen archivieren – unveränderlich, nachvollziehbar, verfügbar
  • Prozesse dokumentieren und protokollieren

Belege und Unterlagen erfassen

Mit „Erfassen“ meine ich in diesem Zusammenhang das, was du mit deinen Unterlagen oder Belegen machst, bevor du sie in deiner Buchhaltungssoftware einträgst oder deinem Archiv ablegst. Normalerweise verlangt das Finanzamt, dass du alle bargeldlosen Geschäftsvorfälle innerhalb von 10 Tagen verbuchst.

Die wenigsten von uns werden das tun. Deshalb erlauben die GoBD 2017 die periodenweise, monatliche oder quartalsweise, Buchung. Dafür musst du jedoch eine Voraussetzung erfüllen: Du musst sicherstellen, dass alle Unterlagen und Aufzeichnungen, die du in der Zwischenzeit erhältst oder selbst erstellst, bis zum Zeitpunkt der Verbuchung beziehungsweise Archivierung nicht verloren gehen und nicht verändert werden. Wie setzt du das pragmatisch um?

Papierunterlagen

Erhältst du Rechnungen oder Angebote  auf Papier, lege diese gleich an einem festen Platz ab, zum Beispiel in einer Mappe oder einer Briefablage. Wenn du möchtest, kann du eingehende Unterlagen auch mit einem fortlaufenden Code oder mit dem Eingangsdatum (zum Beispiel mit einem Stempel) markieren.

Du darfst Papierdokumente auch digitalisieren, damit du sie später platz- und zeitsparend elektronisch verarbeiten und archivieren kannst. Wenn du keinen Scanner hast, mache mit deiner Smartphone-Kamera und einer Scanner-App wie Google Drive oder Scanbot ein Foto deines Dokuments. Vergewissere dich, dass die Fotoqualität gut ist und alle Angaben auf dem Dokument gut zu lesen sind.

Danach speichere deine Dokumente gesammelt an einem festen Platz, an dem du sie leicht wiederfindest. Am besten nutzt du dafür einen sicheren Cloud-Speicherdienst, damit die Dokumente nicht verloren sind, wenn dein Computer den Geist aufgibt.

Vorsicht: Du darfst die Papierunterlagen nicht in jedem Fall schreddern, nachdem du eine digitale Kopie erstellt hast! Nur wenn du im restlichen Verlauf deiner Buchführung und Archivierung die GoBD-Vorschriften einhältst, darfst du auf die zusätzliche Aufbewahrung deiner Papierunterlagen verzichten. Dazu erkläre ich nachher noch mehr.

Unterlagen als PDF (oder andere Datei)

Fast alle meine Rechnungen kommen mittlerweile als PDF per E-Mail. Oder der Lieferant stellt sie mir per Download über ein Portal zur Verfügung. Auch hier muss ich sicherstellen, dass alles solange sicher aufbewahrt wird, bis ich meine monatliche Buchhaltung mache. Speichere PDF-Rechnungen  gleich an einem zentralen Ort ab, nachdem du sie erhalten oder heruntergeladen hast. Lege sie am besten in dasselbe Verzeichnis, in dem schon deine digitalisierten Belege liegen.

Die E-Mail, an die ein PDF angehängt war, darfst du getrost löschen. Sie ist wie ein Briefumschlag anzusehen, der nur als Transportmittel dient. Allerdings sollten in der E-Mail selbst keine zusätzlichen relevanten Informationen enthalten sein.

Vorsicht: PDF-Dokumente auszudrucken und nur in Papierform abzulegen ist nach GoBD nicht zulässig. Solche Ausdrucke sind nur für den persönlichen Gebrauch, sie werden bei einer Steuerprüfung aber nicht anerkannt. Rechnungen oder Angebote an meine Kunde erstelle ich grundsätzlich direkt in meiner GoBD-konformen Buchhaltungssoftware. So sind diese schon an der richtigen Stelle gespeichert.

Belege aus einem Kassensystem

Betreiber eines Ladengeschäfts oder eines Gastronomiebetriebs haben täglich viele kleine und größere Geschäftsvorfälle, die bar und bargeldlos bezahlt werden. Dafür benötigst du ein GoBD-konformes Kassensystem, das alle Käufe aufzeichnet und im Idealfall gleich an deine Buchhaltungssoftware weiterleitet.

Je nachdem wie automatisiert deine Kasse ist, sind zusätzlich manuelle Arbeiten nötig, um die GoBD-Vorschriften zu erfüllen. Da ich mich in diesem Bereich jedoch überhaupt nicht auskenne, klammere ich ihn in diesem Artikel aus. HIer findest du weitere Erklärungen über Kassensysteme und GoBD 2017.

E-Mails

E-Mails müssen ja im eigentlichen Sinne nicht erfasst werden. Sie landen einfach in deinem Postfach und bleiben dort, bis du sie löschst. Jeden Tag erhalten wir dutzende, vielleicht hunderte von E-Mails, die wir relativ sorglos lesen, beantworten,

löschen. Laut GoBD 2017 müssen jedoch alle steuerlich relevanten E-Mails archiviert und sichergestellt werden, dass sie nicht verändert werden können. Insbesondere gilt das für Rechnungen oder Angebote, die nicht als PDF-Anhang, sondern direkt im E-Mail-Text versandt werden. Vor allem Anbieter aus dem Ausland, zum Beispiel für Cloud-Software, nutzen diese Methode.

Deine E-Mails müssen folglich schon technisch erfasst und archiviert werden, bevor du sie erhältst. Sind sie einmal in deinem Postfach gelandet, hast du potenziell die Möglichkeit, sie zu verändern. GoBD-konform wäre das nicht mehr. Wie du eine solche Lösung konkret umsetzen kannst, darauf gehe ich später beim Thema Archivierung ein.

Buchhaltungssoftware kann normalerweise keine E-Mails verarbeiten. Trotzdem möchtest du natürlich Rechnungsbelege, die direkt in einer E-Mail stehen, als Beleg in deiner Software hinterlegen. Dazu wandelst du den E-Mail-Text in ein PDF um (“Drucken”) und legst ihn in deinem zentralen Ablageverzeichnis ab.

Vorsicht: Auch nachdem du eine E-Mail-Rechnung in ein PDF umgewandelt hast, darfst du die E-Mail unter keinen Umständen komplett löschen (sofern du sie nicht schon archiviert hast). Der PDF-Ausdruck in deiner Buchhaltungssoftware dient nur der besseren Übersicht, ist aber im Sinne der GoBD-Bedeutung nicht für die Archivierung geeignet.

Belege in deiner Buchhaltungssoftware verbuchen

Nun hast du alle Belege übersichtlich an einer Stelle gespeichert und kannst dich gut vorbereitet an deine monatliche Buchhaltung machen. Am bequemsten lässt sich diese Aufgabe mit Online-Diensten erledigen, für die du einen geringen monatlichen Preis zahlst.

Welchen der zahlreichen Anbieter wie sevDesk oder Papierkram man auswählt, ist weitestgehend Geschmackssache. Aus dem Blickwinkel der GoBD betrachtet gibt es für mich aber nur eine Empfehlung: Lexoffice (Affiliate-Link). Die Software von Haufe-Lexware hat wie andere auch ihre ganz speziellen Macken. Lexoffice ist jedoch bislang (September 2017) das erste und einzige GOBD-testierte Angebot.

Im Einzelnen heißt das: Lexoffice

  • … speichert alle Angaben und Dokumente unveränderbar ab.
  • … protokolliert alle nachträglichen Änderungen an Daten oder Dokumenten lückenlos.
  • … bietet einen speziellen Zugang für Steuerprüfer zur Auswertung deiner Bücher.

Damit sind alle technisch lösbaren Anforderungen des GoBD – Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit – abgedeckt. Für die ordentliche Erfassung deiner Belege und das zeitnahe Verbuchen bist immer noch du verantwortlich. Legst du eine Buchung in Lexoffice an ist sie dort bis in alle Ewigkeit vorhanden. (Zumindest solange du deine Rechnungen dort bezahlst.)

Musst du die Buchung wegen eines Zahlendrehers nochmals verändern oder dein Kunde hat dich um Änderung der Angaben auf deiner Rechnung gebeten, kannst du das natürlich machen. Deine Buchung wird allerdings als zweite Version gespeichert, die erste Version bleibt abrufbar. So kann der Steuerprüfer später nachvollziehen, ob eine Änderung aus sachlichen Gründen passiert ist oder ob eine Rechnung nachträglich frisiert werden sollte.

Lade deine gesammelten PDF-Belege in Lexoffice hoch und verknüpfe sie mit deinen Buchungen. Gibt es zu einem Auftrag neben der Rechnung auch ein Angebot und einen Lieferschein, lege sie am besten mit bei der passenden Buchung ab. So hast du alles übersichtlich an einer Stelle.

Für Rechnungen, die du selbst mit Lexoffice an Kunden ausgestellt hast, wird automatisch eine Buchung erstellt. Verbuchst du jeden Monat ordentlich deine Belege in Lexoffice, hast du in diesem Schritt die GoBD mit Leichtigkeit erfüllt.

Hinweis in eigener Sache: Ich bin kein Mitarbeiter von Haufe-Lexware noch habe ich Geld oder andere Leistungen von ihr erhalten. Meine Empfehlung basiert allein auf meinen eigenen Erfahrungen als Nutzer. Sofern Buchhaltungssoftware weiterer Anbieter ein GoBD-Testat erhalten, freue ich mich über einen Hinweis und erwähne diese gerne.

Wenn du Lexoffice nutzen und mich gerne unterstützen möchtest, kannst du dich bei Lexoffice über meinen Affiliate-Link anmelden. Dann bekomme ich eine kleine Provision.

Unterlagen archivieren

Belege oder andere Dokumente (digital, Papier)

Unterlagen, die du in Lexware hochgeladen hast, sind mit diesem Schritt GoBD-konform und rechtssicher archiviert. Sie sind dort unveränderbar gespeichert. Die PDF-Dokumente auf deinem Computer kannst du nun löschen. Originaldokumente auf Papier kannst du ebenso vernichten, die digitalen Kopien sind ein vollwertiger Ersatz dafür. Nutzt du eine andere Buchhaltungssoftware, die nicht den GoBD 2017 entspricht, musst du Papierdokumente weiterhin zusätzlich aufbewahren.

Vorsicht: Auch beim Digitalisieren von Unterlagen gilt der Grundsatz, dass sie zeitnah erfolgen muss. Papiere solltest du am besten gleich, spätestens aber monatlich mit deiner Buchhaltung scannen oder fotografieren. Wenn du rückwirkend deinen Aktenschrank auflösen und dein Archiv der letzten Jahre digitalisieren willst, ist das problematisch, da hier lange Zeit zwischen Erhalt und Digitalisierung der Dokumente liegt.

Lösungen wie GetMyInvoices, mit denen du Rechnungen an einer zentralen Stelle sammeln und speichern kannst, sind zwar praktisch. Da sie jedoch nicht die GoBD erfüllen sind sie nicht zur rechtssicheren Archivierung von Unterlagen geeignet. Dokumente lassen sich dort nach Belieben löschen und verändern. (Ein Mitarbeiter bestätigte mir das telefonisch.)

Die GoBD-Pflicht zur Archivierung bezieht sich auf alle Dokumente und Aufzeichnungen, die mit deinen Geschäften zu tun haben. Wenn du während einer Besprechung eine Preiskalkulation auf einen Zettel schreibst und du daraufhin den Auftrag erhältst, musst du auch diese Notiz archivieren. (Reine Entwürfe oder Unterlagen zu Geschäften, die nicht zustande gekommen sind, brauchen nicht archiviert zu werden.)

Praktisch hieße das, du müsstest die Notiz einscannen und in deiner Buchhaltungssoftware oder einer anderen GoBD-konformen Software ablegen. Um diesen extra Aufwand zu vermeiden, erstelle ich grundsätzlich alle Angebote (und ähnliche Dokumente) direkt in Lexoffice, damit sie dort archiviert werden. Oder ich tippe meine Notizen in ein Dokument und verschicke dieses per E-Mail an den Kunden, so dass das Dokument automatisch von meiner E-Mail-Archivierung erfasst wird.

E-Mails

Wie erwähnt musst du deine geschäftlich relevanten E-Mails zehn Jahre archivieren und sicherstellen, dass sie nachträglich nicht verändert werden können. Das funktioniert nur, wenn deine E-Mails vom Archivierungssystem “abgefangen” und gespeichert werden, bevor sie bei dir beziehungsweise beim Empfänger ankommen. Dafür ist eine technische Lösung nötig.

Jede provisorische Lösung, bei der du deine E-Mails nachträglich archivierst ist im Sinne des GoBD 2017 nicht rechtssicher. Teilweise wird im Internet empfohlen, man solle regelmäßig seine E-Mails exportieren und auf CD brennen. Doch kannst du deine E-Mails vor dem Brennen leicht verändern oder nur bestimmte E-Mails exportieren. Dasselbe gilt für Archivierungsdienste, die deine E-Mails per POP3- oder SMTP-Abruf aus deinem Postfach abholen. Hier hättest du ebenfalls die Möglichkeit zur Manipulation.

Bei der E-Mail-Archivierung gehört zum Grundsatz der Verfügbarkeit zusätzlich die Möglichkeit zur maschinellen Auswertung. Das heißt, der Steuerprüfer muss dein E-Mail-Archiv per Computer durchsuchen und auswerten können. Zum Beispiel muss er nach Datum oder Schlagworten nach bestimmten E-Mail-Korrespondenzen suchen können. Es ist dafür keine spezielle Technik vorgeschrieben. Ein Aktenordner mit den ausgedruckten E-Mails der letzten zehn Jahre oder eine Ansammlung von Text-Dateien auf einer CD erfüllen diese Anforderungen jedoch garantiert nicht.

Diese Anforderungen zu erfüllen ist für Selbständige und kleine Unternehmen oft die größte Herausforderung beim Thema GoBD 2017. Den meisten ist diese Vorschrift überhaupt nicht bekannt. Wenn doch, sind praktikable Lösungen am Markt Mangelware und dazu noch ziemlich gut versteckt. Viele nutzen kostenlose E-Mail-Dienste wie GMail oder iCloud oder den Mailserver ihres Webhosting-Providers. Um es gleich klar zu sagen: Mit kostenlosen Postfächern und den Standard-E-Mail-Lösungen von Webhosting-Providern kannst du E-Mails nicht rechtssicher archivieren.

Aktuell hast du zwei mehr oder weniger praktikable Möglichkeiten, wenn du nicht gerade zuhause einen Archivierungsserver betreiben möchtest:

Cloud-Services von Systemhäusern

Ein mehr oder weniger große Anzahl an Systemhäusern bietet GoBD-konforme E-Mail-Archivierung als Cloud-Service an. Diese Systemhäuser nutzen durchweg die Lösungen der beiden deutschen Marktführer MailStore und Reddox, die alle GoBD-Vorschriften erfüllen. Du kannst den Service für unter 10 Euro pro Nutzer buchen und verknüpfst ihn mit deinem E-Mail-Postfach.

Der Archivierungsserver greift alle deine E-Mails vor der Zustellung ab und speichert sie unveränderlich und durchsuchbar. Allerdings brauchst du dafür einen professionellen E-Mail-Provider, bei dem du dein Postfach entsprechend konfigurieren kannst. Mit Microsoft Hosted Exchange Servern funktioniert das beispielsweise. Es gibt  Anbieter, die einen Exchange Server gleich mit der Archivierungslösung anbieten.

Das Problem: Die Anbieter sind nicht ausgerichtet auf Selbständige als Kunden, die nur ein oder zwei Postfächer haben. Man muss anrufen, sich ein Angebot schicken lassen. Teilweise sind die Preise für Einrichtung und Support recht happig. Es wird nach Stundensatz eines Beraters abgerechnet (über 100 Euro).

Die meisten verlangen eine Mindestabnahme von fünf Nutzern. Der einzige mir bekannte Anbieter, der laut Webseite den Service ab einem Benutzer anbietet, ist die iWelt AG aus der Nähe von Würzburg. (Weitere Anbieter dürfen sich gerne melden.) Wer anruft und nett fragt bekommt bei den anderen Anbietern manchmal “unter der Hand” trotzdem eine Einzelnutzer-Lizenz, wie meine Erfahrung zeigt.

Mit der Konfiguration des Exchange-Servers und der Einrichtung der Archivierung müsstest du dich trotzdem selbst herumschlagen oder teuer dafür bezahlen. Alles in allem klingt diese Variante für Solo-Unternehmen nicht besonders attraktiv. Es ist jedoch eine Möglichkeit, die durchaus funktioniert, weshalb ich sie nicht unerwähnt lassen möchte. Es ist ja nicht so, als gäbe es bessere Alternativen en masse.

G Suite – Google Vault

Ein bessere, deutlich einfachere und günstigere Alternative gibt es aber doch. Obwohl ich diese Lösung schon seit längerem besitze, musste ich sie erst per Zufall entdecken: Google Vault. Dieser Service ist Teil der G Suite (Tarif Business), dem bezahlten Office- und E-Mail-Paket von Google. Dafür zahle ich acht Euro pro Monat.

Im Vault („Tresor“) legst du für deine Inhalte (nicht nur E-Mails, optional auch Dokumente und Chats) Regeln fest, wie lange ein Inhalt jeweils archiviert werden soll. Trage als Standardregel für E-Mails 4.015 Tage ein (elf Jahre), dann werden deine vorhandenen und zukünftigen E-Mails für die erforderliche Frist unveränderlich gespeichert. Wie es die GoBD 2017 fordern. Mehr musst du nicht tun. Bei einer Steuerprüfung gibst du dem Prüfer Zugang zu deinem Vault. Über eine einfache Suchmaske kann er deine E-Mails nach Stichwörter, Personen oder Daten durchsuchen. Google nennt das E-Discovery („Elektronisches Entdecken“).

Erst konnte ich es kaum glauben, dass gerade Google eine GoBD-konforme Lösung für Deutschland anbietet. Ein netter Google-Mitarbeiter aus New York versicherte mir jedoch am Telefon auf Nachfrage: genau so wäre es, exakt für solche gesetzlichen Anforderungen sei Google Vault geschaffen. Trotzdem würde ich mich freuen, wenn sich ein Experte aus Deutschland mit Google Vault befassen und ein Statement darüber abgeben könnte. Bisher habe ich nichts Stichhaltiges darüber gefunden.

Einen Nachteil hat natürlich auch diese Lösung: Du musst mit deinem kompletten Postfach zu G Suite umziehen. Selbst wenn du einen privaten GMail-Account hast, kannst du diesen nicht einfach umwandeln. G Suite ist ein komplett separates Produkt. Außerdem erfordert G Suite ein wenig Zeit und ein wenig IT-Verständnis für die Einrichtung. Dafür bekommst du für wenig Geld richtig viel Funktion, für die du sonst mehrere verschiedene und deutlich teurere Lösungen bräuchtest.

Übrigens werden Inhalte von G Suite-Konten nicht für Werbezwecke durchsucht. Deshalb bezahlst du ja dafür. Die Produkte für Privatnutzer und Geschäftskunden sind zwei komplett verschiedene Welten. Google erfüllt bei geschäftlichen Konten alle Datenschutzstandards, die das “Privacy Shield”-Abkommen für den Datenaustausch zwischen EU und USA vorsieht.

Wichtig: Geschäftliches und Privates trennen

Unabhängig von deiner Archivierungslösung solltest du im Sinn behalten, dass ausnahmslos alle deine E-Mails in Zukunft für lange Zeit gespeichert werden. Wenn du nicht willst, dass der Steuerprüfer irgendwann in deinen persönlichen E-Mails stöbert, solltest du deine privaten E-Mails besser über ein anderes Konto versenden.

Sobald du Postfächer für feste oder freie Mitarbeiter erstellst wird es richtig kritisch. Denn unsere Datenschutzgesetze verbieten es, persönliche Daten von Mitarbeitern zu archivieren. Lasse am besten jeden Mitarbeiter eine Vereinbarung unterschreiben, die die private Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Adresse komplett verbietet. So bist du auf der sicheren Seite. Wenn er es trotzdem tut, ist es nicht deine Verantwortung.

Prozesse dokumentieren und protokollieren

Zu guter letzt wird ein Steuerprüfer nicht nur deine korrekt geführten Bücher und deine Archive sehen wollen. Er wird eventuell auch wissen wollen, wie du deine Buchführung und Archivierung erledigst und wie du sicher stellst, dass alles korrekt ist. Deshalb enthalten die GoBD 2017 die Verpflichtung für Unternehmer, Prozesse zu dokumentieren und zu protokollieren.

Während eine GoBD-Verfahrensdokumentation in großen Konzernen schon einmal Buchform annehmen kann, wäre ein solcher Aufwand für dich als Selbständiger unangebracht. Das Finanzamt gibt grob vor, dass der Umfang der Dokumentation für die Betriebsgröße angemessen sein soll. In deinem Fall wird es also ausreichen, wenn du dem Steuerprüfer klar erklären kannst, wie du deine Buchhaltung und Archivierung durchführst. Dafür, und für dich selbst, kannst du eine kleine Checkliste anlegen, auf die einzelnen Aufgabenschritte notiert sind.

Ein fehlende oder unvollständige Dokumentation ist nicht grundsätzlich ein Problem, solange deine Unterlagen in Ordnung sind. Jedoch kann sie zusätzliches Vertrauen schaffen und Unklarheiten beseitigen.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Arbeitest du wie viele andere Selbständige mit einem Steuerberater zusammen? Er kann dir viel Arbeit abnehmen. Das Thema GoBD ist damit für dich trotzdem nicht erledigt. Im Regelfall sammelt ein Klient seine Rechnungen und Belege und übergibt diese (analog oder digital oder beides) einmal monatlich an den Steuerberater. Oder der Klient bucht die Belege bereits in einem System ein und exportiert diese über eine Schnittstelle ins System des Steuerberaters. Der bearbeitet die Buchungen und archiviert die Belege.

Doch deine Dokumente müssen zuerst GoBD-konform, unverändert und zeitnah, beim Steuerberater ankommen. Dafür bist immer noch du verantwortlich. Ebenso für das Einscannen von Papierbelegen, wenn du das mit deinem Steuerberater so vereinbart hast. Zudem kümmert sich dein Steuerberater nur um Rechnungsbelege, nicht um sonstige relevante Dokumente oder Aufzeichnungen, für die eine Aufbewahrungspflicht gilt. (Wenn du das nicht extra mit ihm vereinbarst.) Auch um die Archivierung deiner E-Mails kümmert er sich nicht.

Meine obigen beschriebenen Empfehlungen kannst du in der Zusammenarbeit mit einem Steuerberater eins zu eins umsetzen, um die GoBD-Vorschriften zu erfüllen. Lexoffice (und andere Lösungen) bietet spezielle Exportfunktionen, mit denen du deine Daten nach dem Verbuchen zum Beispiel im Datev-Format an den Steuerberater schicken kannst.

So hast du einerseits professionelle Hilfe durch einen Experten. Andererseits machst du dich nicht komplett abhängig und bleibst auch beim Wechsel deines Steuerberaters Herr über dein eigenes Archiv.

Du hast vielleicht eine andere Methode, wie du mit deinem Steuerberater zusammenarbeitest. Setze dich am besten mit ihm zusammen und besprecht, wie ihr eure Prozesse GoBD-konform gestalten könnt: welche Aufgaben er dir abnimmt und worum du dich selbst kümmern musst.

GoBD 2017 für Selbständige – ein Fazit

Alles in allem klingt das nach einer Menge Arbeit und Komplikationen, oder? So schlimm ist es aber gar nicht. Fassen wir noch einmal in Kürze zusammen, was die GoBD für dich als Selbständiger oder Inhaber eines kleinen Unternehmens bedeuten: Du brauchst…

  • ein System, wie du alle steuerlich relevanten Unterlagen oder Aufzeichnungen sauber ablegst, solange bis du sie in deiner Buchhaltungssoftware verbuchst und/oder archivierst.
  • eine Buchhaltungssoftware, die die Anforderungen der GoBD 2017 erfüllt und die Disziplin, jeden Monat ordentlich deine Buchhaltung zu machen. (Oder einen Steuerberater, der das übernimmt.)
  • eine Lösung für die Archivierung deiner E-Mails, die GoBD-konform ist.

Wahrscheinlich musst du dich einmal intensiv mit der Materie auseinandersetzen, wie du es ja gerade tust. Herzlichen Glückwunsch, wenn du bis hierher aufmerksam gelesen hast! Jetzt solltest du meine Empfehlungen nur noch umsetzen. Zur Erinnerung: Die GoBD gelten bereits seit 2015 und Anfang 2017 lief die Übergangsfrist aus. Seit 2015 bist du gesetzlich verpflichtet, deine E-Mails zu archivieren. Es ist höchste Zeit, zu handeln.

Wenn du vorhast, dein Business noch lange zu betreiben und gutes Geld zu verdienen, dann wird der Steuerprüfer früher oder später bei dir auf der Matte stehen. Zwar werden kleine Unternehmen nur selten geprüft, aber sie werden geprüft. Je kleiner ein Unternehmen, desto mehr tun einige tausend Euro an Steuernachzahlungen weh. Willst du nicht um jeden Preis eine hohe Steuernachzahlung vermeiden?

Nimm dir jetzt die Zeit, deine Buchhaltung und dein Archiv rechtssicher und GoBD-konform zu gestalten. Definiere einmal deine Prozesse, kaufe die nötige Software und richte sie sein. Hast du einmal ein funktionierendes System, musst du dich in Zukunft fast gar nicht mehr darum kümmern. Stattdessen erkaufst du dir relativ günstig die Sicherheit deiner Existenz und kannst der nächsten Steuerprüfung ganz gelassen entgegen blicken.

About the Author Marcel Schreyer

Ich bin seit über 10 Jahren selbständig und teile auf diesem Blog meine Erfahrungen mit dir. Meine Spezialgebiete sind Texten und Blog-Marketing. Wenn du mit deinem Blog Kunden gewinnen möchtest und regelmäßig hochwertige Inhalte benötigst, sprich mich doch an.

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